校办〔2023〕3号

各二级学院：

    根据档案管理有关规定，毕业生班级合影照片作为具有重要保存价值的声像档案，是学校珍贵的历史资料，应该完整地加以保留存档。为做好该项工作，现将我校毕业生合影照片归档要求通知如下：

一、 归档范围：

1、2023届各班级毕业生合影照片（包括纸质照片和电子版照片）。

2、（征集）往年未归档的毕业生合影照片（包括纸质照片和电子版照片）。

二、归档要求

1、毕业生合影照片以班为单位，纸质照片规格统一为A4大小的彩色照片，并封塑。电子照片为jpg格式，文件名以“淮南师范学院2023届X学院X专业X班毕业生合影”方式命名，电子照片要求保持原始像素和尺寸大小，不得压缩处理。纸质照片和电子照片各归档一份，电子照片须与纸质照片一致。

2、照片的文字说明。纸质照片正上方应有淮南师范学院、届、学院、专业、班级、摄制时间（字体为宋体，数字为阿拉伯数字）等字样。（例：淮南师范学院2023届X学院X专业X班毕业生合影 2023年X月）

纸质照片背面应附有学生（老师）在照片中对应位置的名单，与照片塑封在一起。学生如有缺席，则需在名单中注明缺席学生姓名。  名单格式为：

第一排左起：张XX、……..

第二排左起：李XX、……

备注：未参加拍照的应届毕业生有：陆XX、程XX……

照片文字说明电子版为word格式，采用和电子照片统一的命名方式，与电子照片同时归档，用U盘拷贝到学校综合档案室，或发送至（档案室李淑华）电子政务。

3、毕业生合影照片以学院为单位填写毕业生合影照片归档移交单（见附件），一式两份，移交单位和档案室各执一份。

三、归档时间

2023年6月30日前完成归档工作。

请各学院高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理、移交工作，不明事宜，请与档案室联系。联系人：李淑华 杨燕，电话：6862989（82989），地址：泉山校区信息楼二楼203室。

淮南师范学院办公室

2023年4月24日